Bæredygtighedsdata i Business Central: 3 tal du bliver bedt om, før du er omfattet
De færreste danske SMV’er bliver selv omfattet af rapporteringskravene. De bliver ramt gennem kæden — når en større kunde vedlægger et CO2e-skema til leverandørgodkendelsen, eller banken beder om tallet i lånesagen. Her er de tre tal, det handler om, hvad der skal på plads, før bæredygtighedsdata i Business Central kan revideres, og et regnestykke på hvad syv fratrædelser koster.
Resumé og konklusion
- Kravet kommer sjældent fra lovgivningen direkte. Det kommer fra den kunde, der selv skal rapportere og sender spørgsmålet videre ned i kæden — eller fra banken i lånesagen.
- Forskellen på et tal, der kan revideres, og et skøn er, om det kan spores tilbage til en enkelt postering. Det afgøres af, hvordan indkøb bogføres.
- Scope 1 og 2 kan opgøres præcist og månedligt. Scope 3 er og bliver et skøn — men et skøn med dokumenteret metode og fast emissionsfaktor pr. indkøbskategori.
- De to HR-tal, der hænger sammen med bundlinjen, er omsætning pr. medarbejder og fraværsprocent. Personaleomsætning er det tredje, og det dyreste ikke at kende.
- I grundcasen koster syv fratrædelser 1.386.700 kr. om året — 2,7 % af omsætningen. Ingen af tallene står i en rapport i dag, og det er hele pointen.
Kravet kommer gennem kæden, ikke gennem lovgivningen
En dansk SMV med 38 medarbejdere bliver i praksis ikke bedt om at aflevere en bæredygtighedsrapport til en myndighed. Den bliver bedt om tre tal af en kunde, der selv skal rapportere, og som har fået at vide, at leverandørernes udledning tæller med.
Det er en anden situation end en lovpligtig rapportering, og på nogle måder værre. Der er ingen skabelon og ingen vejledning — der er et regneark med tre ugers frist og en indkøbschef i den anden ende, der bruger svaret til at rangere leverandører. Det samme sker i lånesagen.
Pointen er ikke at diskutere, hvem der er omfattet af hvad. Pointen er, at spørgsmålet kommer, og at svartiden afgøres af, om data bliver posteret løbende, eller om nogen skal grave i tolv måneders fakturaer. Om bæredygtighedsdata i Business Central bliver posteret undervejs, afgør forskellen på en eftermiddag og en uge.
Et tal, der kan revideres, og et tal, der er gættet
Der findes to slags CO2e-tal. Det ene er beregnet i et regneark ud fra energiforbrug og en håndfuld antagelser. Det andet er summen af posteringer, hvor hver postering peger tilbage på et bilag.
Kun det andet holder til at blive spurgt ind til. Beder kunden eller revisor om at se, hvordan tallet er fremkommet, skal du kunne gå fra det samlede tal til en indkøbsordre, en emissionsfaktor og en bæredygtighedspostering — og tilbage igen.
Bæredygtighedsdata i Business Central ligger i et selvstændigt modul med egen kontoplan, kladde og posteringsspor. Konstruktionen er den samme som i finans: bæredygtighedskonti med et scope, en emissionsfaktor knyttet til det, der købes, og en postering, der dannes ved varemodtagelse. Det giver revisionsspor og periodisering på samme måde som en finanspostering.
Det, der ikke findes endnu, er målingen ovenpå. Data ligger i Sustainability Ledger Entry og Sustainability Account, men measuren skal bygges. Det er værd at være tydelig om: oneBC365 har ingen ESG-measures i dag. Til gengæld er byggeopgaven lille, når posteringerne findes — og stor, når de ikke gør.
De tre scopes er tre forskellige datakvaliteter
Scope 1 er det, du selv brænder af: firmabiler, gasfyr, egen produktion. Det kan opgøres præcist, fordi der ligger en faktura på hver liter.
Scope 2 er den energi, du køber: el og fjernvarme. Også præcist, og også månedligt, fordi målertallet kommer på afregningen.
Scope 3 er alt det andet — først og fremmest de varer, du køber. Præcision er ikke mulig for en SMV med 3.000 varenumre, og det er heller ikke det, der bliver spurgt om. Det, der bliver spurgt om, er en metode: hvilken emissionsfaktor bruger du pr. indkøbskategori, hvor kommer den fra, og bruger du den konsekvent.
Derfor er det operationelle mål ikke »opgør scope 3 præcist«, men »alle indkøbskategorier har en emissionsfaktor senest ved næste regnskabsår«. I grundcasen dækker 18 af 42 indkøbskategorier 86 % af spend. Start der. De resterende 24 kan få en gennemsnitsfaktor og en note om, at de er skønnet — det er et acceptabelt svar, så længe det står skrevet.
Det tredje tal, CO2e pr. omsætningskrone, er det eneste, der siger noget om udvikling. Absolutte tal stiger, når du vokser. Intensiteten gør ikke.
De to HR-tal, der hænger sammen med bundlinjen
Omsætning pr. medarbejder og fraværsprocent er ikke bløde tal. De er kapacitetstal, og de forklarer typisk mere om, hvorfor et godt år ikke blev til et godt resultat, end noget andet nøgletal i huset.
Omsætning pr. medarbejder er i grundcasen 52.000.000 kr. / 38 = 1.368.421 kr. Målet om 6 % stigning betyder enten 3,1 mio. kr. mere omsætning med samme bemanding eller samme omsætning med to færre. Revenue og Revenue Rolling 12M (Ref.) findes i oneBC365 — nævneren, det aktive antal medarbejdere fra Employee, skal bygges.
Fraværsprocenten er det tal, der først bevæger sig. Ligger den på 5,1 % mod et mål på 3,5 %, svarer forskellen i grundcasen til 63.840 normtimer × 1,6 procentpoint = 1.021 timer, altså 0,61 årsværk. En stilling, ingen har ansat eller budgetteret. Data ligger i Employee Absence i Business Central med årsagskode og timeantal, men measuren skal bygges.
Anlægsaktiver: den del, der allerede kan måles i dag
Anlægsdelen er den modsatte historie. Her findes measures, og de har fungeret i årevis — de bliver bare sjældent brugt til andet end årsafslutning.
Tre operationelle mål er nok. Bogført værdi afstemmes mod finans hvert kvartal, så balancen og anlægskartoteket ikke går fra hinanden. Afskrivninger bogføres senest 5. arbejdsdag, så månedsresultatet er sammenligneligt fra første version. Og gevinst eller tab ved afhændelse over 50.000 kr. forklares — systematiske tab er ikke engangsposter, men en besked om, at afskrivningsprofilen ikke svarer til den faktiske levetid, og at aktiverne har stået for højt i balancen hele vejen.
Regneeksempel: hvad syv fratrædelser koster
Grundcasen er en dansk produktionsvirksomhed: 52 mio. kr. i omsætning, 34 % dækningsgrad, 38 medarbejdere. I løbet af året siger syv medarbejdere op. Personaleomsætningen er dermed 7 / 38 = 18,4 % mod et operationelt mål på under 12 %.
Dækningsbidraget er 52.000.000 × 0,34 = 17.680.000 kr. Pr. medarbejder er det 17.680.000 / 38 = 465.300 kr. om året, eller 38.775 kr. om måneden.
En fratrædelse koster fire månedsværk af den værdiskabelse: to måneder, hvor stillingen står tom, og en oplæringsperiode på fem måneder, hvor den nye medarbejder i gennemsnit leverer 60 % — altså 40 % af fem måneder, hvilket er yderligere to månedsværk. Fire månedsværk à 38.775 kr. er 155.100 kr.
Dertil de direkte omkostninger: rekruttering, annoncering og ledelsestid sat til 25.000 kr., og kollegernes oplæringstid, 40 timer à 450 kr., altså 18.000 kr. I alt 43.000 kr.
Én fratrædelse koster dermed 155.100 + 43.000 = 198.100 kr. Syv fratrædelser koster 7 × 198.100 = 1.386.700 kr. — 2,7 % af omsætningen.
Ville målet på under 12 % være holdt, skulle antallet ned på fire. Forskellen er tre fratrædelser à 198.100 kr. = 594.300 kr.
Det interessante er ikke tallet. Det interessante er, at ingen i virksomheden kender det, fordi personaleomsætning ikke står i nogen rapport. Det bliver oplevet som »vi har travlt med at ansætte lige nu«. Ansættelses- og fratrædelsesdatoer ligger i Employee i Business Central — measuren skal bygges, og det er en dags arbejde.
Kaskaden i tabelform
| Taktisk mål | Operationelt mål | Tærskel og kadence | oneBC365-measures |
|---|---|---|---|
| T10.1 Kunne aflevere et CO2e-tal, der kan revideres | O10.1.1 Alle indkøbskategorier med emissionsfaktor senest ved næste regnskabsår | 100 % af kategorier · kvartal · CFO | Skal bygges: Sustainability Ledger Entry[Emission CO2] pr. kategori |
| T10.1 | O10.1.2 Scope 1 og 2 opgøres månedligt, scope 3 kvartalsvis | Månedlig · måned · CFO | Skal bygges: sum af Sustainability Ledger Entry[Emission CO2] filtreret på Sustainability Account[Scope] |
| T10.1 | O10.1.3 CO2e pr. omsætningskrone falder 5 % årligt | Minus 5 % · kvartal · direktion | Skal bygges: total CO2e / Revenue |
| T10.2 Kend omkostningen ved at miste medarbejdere | O10.2.1 Personaleomsætning under 12 % årligt | Under 12 % · kvartal · HR | Skal bygges: fratrædelser / gennemsnitlig bemanding på Employee |
| T10.2 | O10.2.2 Fraværsprocent under 3,5 % | Under 3,5 % · måned · afdelingsleder | Skal bygges: Employee Absence[Quantity] / normtimer |
| T10.2 | O10.2.3 Omsætning pr. medarbejder stiger 6 % | Plus 6 % · kvartal · direktion | Revenue · Revenue Rolling 12M (Ref.) ÷ aktivt antal medarbejdere (Employee) |
| T10.3 Hold anlægsaktiver og afskrivninger under kontrol | O10.3.1 Bogført værdi afstemmes mod finans hvert kvartal | 0 kr. i afvigelse · kvartal · bogholderi | FA Net Book Value · Booked Value At Date · Fixed Assets |
| T10.3 | O10.3.2 Afskrivninger bogført senest 5. arbejdsdag | 5. arbejdsdag · måned · bogholderi | FA Depreciation YTD · Depreciation Amount · FA Depreciation Rate % (Annual) |
| T10.3 | O10.3.3 Gevinst/tab ved afhændelse forklares over 50.000 kr. | 50.000 kr. · kvartal · CFO | Gain/Loss · FA Disposals (Period) · Proceeds on Disposal |
Seks af de ni operationelle mål har ingen measure i oneBC365 i dag. Det er det domæne i serien, hvor afstanden mellem data i Business Central og færdig måling er størst — og også det, hvor spørgsmålet kommer udefra og med en frist.
Faldgruber
CO2e-tallet bygget i et regneark ved siden af. Det går fint første gang. Anden gang skal det genskabes, og den, der lavede det, er holdt op. Et tal uden posteringsspor kan hverken revideres eller sammenlignes med sidste år.
Emissionsfaktorer, der skifter undervejs. Ændrer du faktor midt i året, falder eller stiger udledningen af sig selv. Lås faktoren pr. regnskabsår, og noter datoen for ændringen.
Fravær målt uden normtimer. Fraværstimer siger intet uden en nævner. Deltid, orlov og sæsonarbejde flytter nævneren, og uden en fast definition er fraværsprocenten ikke sammenlignelig mellem afdelinger.
Afskrivningsprofil sat én gang i 2019. Afskrives maskiner over ti år, mens de reelt udskiftes efter seks, er balancen for høj hvert eneste år indtil afhændelsen. Gain/Loss er stedet, det bliver synligt.
Sådan sætter du det op i Business Central
Start med bæredygtighedskontoplanen: en konto pr. udledningskilde, og feltet Scope udfyldt på hver konto. Uden scope på kontoen kan tallet ikke deles i de tre dele, kunden spørger om. Microsofts egen dokumentation af bæredygtighedsmodulet i Business Central gennemgår felterne i den rækkefølge, de skal udfyldes.
Knyt derefter emissionsfaktorer til det, der udløser udledningen. Felterne til bæredygtighedskonto og emission findes på varekort og indkøbslinjer, og bæredygtighedsposteringen dannes, når varemodtagelsen bogføres. Det er dét, der gør forskellen på en beregning og et revisionsspor. Brug Varekategorikode som bærer af faktoren, ikke det enkelte varenummer — 42 kategorier kan vedligeholdes, 3.000 varenumre kan ikke.
På HR-siden er det medarbejderkortet: Ansættelsesdato, Fratrædelsesdato og Fratrædelsesårsagskode udfyldt konsekvent, og fravær registreret på medarbejderfravær med årsagskode og timeantal. Sæt én fast definition af normtimer pr. medarbejder pr. år, og skriv den ned ét sted.
På anlægssiden skal Anlægsaktivklasse og -underklasse være udfyldt, afskrivningsprofilen skal have integration med finans slået til, og Standarddimensioner skal ligge på anlægsaktivet, så afskrivningen rammer den rigtige afdeling. Kør Beregn afskrivning som fast punkt i månedslukket, ikke som årsafslutningsopgave.
Sådan understøtter oneBC365 det
Anlægsdelen er dækket i dag. FA Net Book Value, Booked Value At Date og Fixed Assets giver afstemningen mod finans. FA Depreciation YTD, Depreciation Amount og FA Depreciation Rate % (Annual) viser, om afskrivningerne er bogført, og om profilen ser fornuftig ud på tværs af klasser. Gain/Loss, FA Disposals (Period) og Proceeds on Disposal gør afhændelser til noget, der følges kvartalsvis i stedet for at dukke op i årsrapporten.
Bæredygtigheds- og HR-delen er ikke dækket. Der er ingen ESG- eller HR-measures i oneBC365 i dag. Data findes i Business Central i Sustainability Ledger Entry, Sustainability Account, Employee og Employee Absence, og modellen kan udvides med dem — men det er en byggeopgave, ikke en konfiguration.
Derfor betyder rækkefølgen noget. Measuren er få timers arbejde, når posteringerne findes. Findes de ikke, er opgaven at rekonstruere et års indkøb bagud. Det er billigere at bygge målingen, før kunden eller banken spørger, end efter.
Sådan kommer du i gang
- Find ud af, hvem der realistisk spørger først — største kunde, bank eller en udbudsproces. Det afgør, hvilket tal der skal være klar først.
- Opret bæredygtighedskontoplanen i Business Central med scope på hver konto, og læg emissionsfaktorer på de indkøbskategorier, der dækker 80 % af dit spend.
- Ryd op i medarbejderkortene: ansættelses- og fratrædelsesdatoer, årsagskoder og en fast definition af normtimer. Det er forudsætningen for begge HR-tal.
- Mål baseline i et kvartal, før du sætter tærsklerne — på fravær, personaleomsætning og CO2e pr. omsætningskrone.
- Tag anlægsmålene i brug med det samme. De tre measures findes, og afstemningen mod finans er den hurtigste gevinst i domænet.
