Koncernrapportering: 3 faldgruber i Business Central

Koncernrapportering: 3 faldgruber i Business Central

Et opkøb her, et ejendomsselskab der, en tysk datter sidste år. Pludselig er du en koncern – og koncernrapportering foregår i et Excel-ark, der samles i hånden hver måned. Her er, hvad Business Central kan på tværs af selskaber, hvor faldgruberne ligger, og hvorfor 100 mio. kr. i samlet omsætning kan dække over 85.

Resumé og konklusion

• Koncernen kommer sjældent som en plan. Den kommer som et opkøb, en udenlandsk datter eller et ejendom/drift-split – og rapporteringen følger sjældent med.
• Summen af tre regnskaber er ikke et koncernregnskab. Interne handler puster omsætningen op, og intern avance puster resultatet op.
• Business Central kan det tunge. Flere selskaber i samme miljø, intercompany-bogføring og en konsolideringsfunktion med valutaomregning og elimineringsposteringer.
• Harmonisér stamdata før du konsoliderer. Fælles kontoplan, dimensioner og lukkekalender – ellers flytter du bare Excel-arbejdet ind i systemet.
• Én datamodel giver begge billeder. Med Power BI oven på Business Central får din koncernrapportering både tallene pr. selskab og det eliminerede koncernbillede – dagligt, ikke hvert kvartal.

Koncernen kommer sjældent som en plan

De færreste SMV’er beslutter en dag at blive en koncern. Det sker ad omveje: Du køber en konkurrent med kundekartotek og tre gode montører. Revisor anbefaler at lægge ejendommen i sit eget selskab. Det tyske marked vokser, og en GmbH gør handlen lettere for kunderne. Et nyt forretningsben får sit eget CVR-nummer for at afgrænse risikoen.

Efter fire-fem år står du med tre eller fire selskaber. Hver af dem giver god mening isoleret set. Men ingen besluttede undervejs, hvordan de skulle rapporteres samlet – og det er dér, det begynder at gøre ondt.

Når koncernrapportering knækker før driften

Mønstret er det samme i de fleste koncerner af denne størrelse: Hver regnskabsansvarlig passer sit selskab og kender det til bunds. Koncernoverblikket samles derimod i hånden – et Excel-ark med en fane pr. selskab, en sum-fane og et voksende antal manuelle korrektioner. Det tager typisk 3-10 arbejdsdage efter månedsluk, og én ændret linje i ét selskab betyder, at hele arket skal efterses.

Værre er, at summen lyver. Når driftsselskabet sælger varer til den tyske datter, og ejendomsselskabet fakturerer husleje til driften, tæller de samme penge med to gange. Omsætningen ser større ud, end den er, og resultatet kan være pustet op af avancer, koncernen reelt ikke har tjent endnu. Ledelsen træffer beslutninger på et billede, der systematisk overdriver – og det er præcis dér, svag koncernrapportering koster penge frem for blot tid.

Det kan Business Central på tværs af selskaber

Business Central er bygget til flere selskaber, og de vigtigste byggeklodser til koncernrapportering er med i standardløsningen:

Flere selskaber i samme miljø. Hvert selskab (company) har sit eget regnskab, men deler miljø, brugere og opsætningsprincipper. Du skifter selskab med to klik i stedet for at logge ind i et andet system.

Intercompany-bogføring. Med intercompany-opsætningen registrerer du selskaberne som IC-partnere med en fælles IC-kontoplan. En salgsfaktura i ét selskab kan så danne den tilsvarende købsfaktura hos modparten, i stedet for at to bogholdere taster den samme handel hver sin vej. Det reducerer fejl og gør de interne mellemværender lettere at afstemme – Microsoft beskriver opsætningen i detaljer i dokumentationen om intercompany-transaktioner.

Konsolidering. Business Central har en konsolideringsfunktion, hvor et konsolideringsselskab henter tallene fra de enkelte selskaber som forretningsenheder. Funktionen håndterer valutaomregning af udenlandske døtre, og elimineringer af interne handler bogføres via en elimineringsjournal, hvor du kan gennemgå posterne, før de bogføres. Det er ikke ét tryk på en knap – men det er struktureret, sporbart og gentageligt, hvilket Excel-arket sjældent er. Se Microsofts vejledning til konsolidering af data fra flere selskaber.

Tre faldgruber i koncernrapportering – og de handler ikke om teknik

1. Forskellige kontoplaner og dimensioner. Det opkøbte selskab kommer med sin egen kontoplan, og ejendomsselskabet har aldrig brugt dimensioner. Konsolidering kræver, at hver konto kan oversættes til en fælles koncernkontoplan – og rapportering på tværs kræver fælles dimensioner for afdeling, produktgruppe eller marked. Harmonisér stamdata, før du konsoliderer. Det er 80 % af arbejdet og den hyppigste grund til, at koncernrapportering fejler.

2. Interne avancer. Sælger driftsselskabet varer til datteren med avance, og ligger varerne stadig på datterens lager ved månedsluk, har koncernen ikke tjent avancen endnu. Den skal elimineres – ellers viser koncernresultatet penge, der først er tjent, når varerne er solgt ud af koncernen.

3. Forskudte månedsluk. Hvis driftsselskabet lukker den 5., datteren den 12. og ejendomsselskabet »når revisor har tid«, findes der aldrig et tidspunkt, hvor koncernbilledet er komplet. En fælles lukkekalender med faste datoer er en forudsætning – ikke en detalje.

Regneeksempel: når 15 % af omsætningen er intern

Tag en koncern med tre selskaber: Drift A/S omsætter for 60 mio. kr., Udland GmbH for 30 mio. kr. og Ejendom ApS for 10 mio. kr. Summen er 100 mio. kr. – det tal, der står i Excel-arkets sum-fane.

Men Drift A/S har solgt varer for 12 mio. kr. til Udland GmbH, og Ejendom ApS har faktureret 3 mio. kr. i husleje til Drift A/S. 15 mio. kr. – 15 % af summen – er penge, koncernen har sendt til sig selv. Den reelle, eksterne omsætning er 85 mio. kr.

Resultatet rammes også. Selskabernes samlede resultat før skat er 8,0 mio. kr. Drift A/S sælger internt med 25 % avance, og ved månedsluk ligger der stadig varer købt for 4 mio. kr. på GmbH’ens lager. Den indbyggede avance på 1,0 mio. kr. er ikke tjent endnu og skal elimineres: Koncernens reelle resultat er 7,0 mio. kr. – 12,5 % lavere end summen. Vokser den interne handel, vokser gabet, uden at nogen har gjort noget forkert. Banken, bestyrelsen og en eventuel køber vil altid spørge til det eliminerede tal – så korrekt koncernrapportering er også det, du selv bør styre efter.

Ét koncernbillede i Power BI – pr. selskab og elimineret

Konsolideringsselskabet i Business Central løser det formelle koncernregnskab. Men den daglige styring kræver mere: Hvem er vores største kunder på tværs af selskaberne? Hvordan udvikler dækningsgraden sig i Tyskland i forhold til Danmark? Hvor store er de interne mellemværender lige nu?

Svaret er én Power BI-datamodel, der henter data fra alle selskaber og behandler selskabet som en dimension – på linje med afdeling eller produktgruppe. Interne transaktioner markeres via IC-partnerne, så samme rapport kan vise begge billeder: hvert selskab for sig til regnskabschefen, og det eliminerede koncernbillede til direktionen. Ingen kopierer tal mellem faner, og diskussionen om hvis tal der er rigtige forsvinder, fordi alle kigger på samme model. Det er samme princip som i Fra månedsrapport til daglig styring, bare på tværs af CVR-numre.

Sådan understøtter oneBC365 jeres koncernrapportering

oneBC365 er færdigbyggede Power BI-rapporter til Business Central Cloud, og datamodellen er bygget til flere selskaber fra starten: Alle selskaber samles i én model, hvor du kan filtrere pr. selskab eller se på tværs, og hvor intercompany-transaktioner kan skilles fra, så koncernbilledet ikke tæller interne handler med. Løsningen leveres til fast pris, og du ejer selv koden – så elimineringslogik og koncernkontoplan kan tilpasses jeres struktur, uden at I starter et BI-projekt fra nul.

Sådan kommer du i gang med koncernrapportering

1. Kortlæg de interne handler. Lav en simpel liste: hvem fakturerer hvem, for hvad og for hvor meget om året. Uden det overblik kan hverken Business Central eller Power BI eliminere korrekt.
2. Harmonisér stamdata. Fælles koncernkontoplan (eller en fast mapping), fælles dimensioner og fælles momsopsætningsprincipper. Tag det selskab med den bedste struktur som skabelon.
3. Sæt intercompany og en fælles lukkekalender op. Lad Business Central danne modposterne ved interne handler, og aftal faste lukkedatoer, så alle selskaber er klar samtidig.
4. Byg rapporteringen på én datamodel. Start med omsætning og resultat pr. selskab plus det eliminerede koncernbillede – og udvid derfra. Det vigtigste er, at alle kigger på de samme tal fra dag ét.

Relaterede artikler

• Fra månedsrapport til daglig styring
• Ledelsesinformation med fokus på vækst
• Vækst og likviditet
• Overblik over alle artikler fra oneBC365

Vil du se, hvordan jeres tre eller fire selskaber ser ud i én model – både hver for sig og elimineret? Book en demo af oneBC365.