Sagsbudget i Business Central: 2 tal afslører en sag i problemer 10 uger før sagsregnskabet
Sagsøkonomi bliver hos mange af de virksomheder, vi taler med, gjort op, når sagen er afsluttet. Der er beløbet allerede tabt. Denne artikel viser, hvordan et sagsbudget i Business Central kan aflæses hver uge på fire taktiske mål — dækningsgrad, faktureringsgrad, fremdrift og kapacitet — og hvilke to tal der afslører en sag i problemer tidligst.
Resumé og konklusion
- Et sagsregnskab, der først er færdigt, når sagen er lukket, er en obduktion. Det fortæller præcist, hvad der gik galt, på et tidspunkt hvor ingen kan gøre noget ved det.
- To tal afslører en sag i problemer tidligst, når du følger et sagsbudget i Business Central: forbrugt budget mod forbrugt tid, og ufaktureret arbejde ældre end 30 dage. Begge kan aflæses hver uge.
- Forbrugt budget mod forbrugt tid er det eneste sagstal, der virker, før halvdelen af sagen er kørt. I eksemplet slår det ud i uge 6 af 16 — 10 uger før sagsregnskabet.
- Faktureringsgrad er ikke et bogholderitema. I grundcasen er 4 procentpoint 1,52 mio. kr. i dækningsbidrag på arbejde, der allerede er udført og betalt i løn.
- 28 dages hurtigere fakturering frigør 2,56 mio. kr. og sparer 192.000 kr. i renter. Samlet er de to greb 1,71 mio. kr. om året.
Sagsregnskabet kommer for sent til at være styring
En sagsdrevet virksomhed har en indbygget forsinkelse. Arbejdet udføres i uge 1 til 16, registreres på timesedler med et par dages forsinkelse og faktureres inde i den følgende måned. Først når den sidste faktura er sendt, kan sagen gøres op — fem-seks måneder efter de beslutninger, der afgjorde, om den tjente penge.
Derfor ser sagsøkonomi i praksis sådan ud: en oversigt over lukkede sager med realiseret dækningsgrad, gennemgået på et kvartalsmøde. Den er præcis og ubrugelig på samme tid.
Grundcasen i serien er en dansk virksomhed med 52 mio. kr. i omsætning, 34 % dækningsgrad og 38 medarbejdere. Her er det en teknisk rådgivnings- og installationsvirksomhed: 33,4 mio. kr. af omsætningen kører som sager i Business Central, 26 af de 38 medarbejdere er fakturerbare, og sagerne løber tre til fem måneder.
Målkaskaden for sagsbudget i Business Central har fire taktiske mål: hæv sagsdækningsgraden, fakturér det der er udført, styr fremdrift før budgettet er brugt, og få kapaciteten til at følge med væksten (L01). Alle fire kan aflæses ugentligt.
Det første signal: forbrugt budget mod forbrugt tid
Det ene tal i et sagsbudget i Business Central, der virker tidligt, er forholdet mellem to procentsatser: hvor stor en del af sagsbudgettet der er brugt, og hvor stor en del af sagens planlagte varighed der er gået. Hver for sig siger de ikke meget. Forskellen mellem dem er signalet.
Tag en sag med et honorar på 1,70 mio. kr. og et budget på 1,20 mio. kr. i kostpris — en budgetteret dækningsgrad på 29,4 % over 16 uger. I uge 6 er 37,5 % af tiden gået, og 52 % af budgettet brugt. Fremskrives takten uændret, lander sagen på 1,20 × (52 / 37,5) = 1,664 mio. kr. Dækningsbidraget bliver 36.000 kr. i stedet for 500.000 kr., og dækningsgraden falder fra 29,4 % til 2,1 %.
Det er uge 6. Der er 10 uger tilbage, og der findes stadig håndtag: bemandingen kan ændres, scope kan drøftes, en tillægsaftale kan skrives, mens argumentet er friskt. I uge 16 findes ingen af delene.
Tærsklen for et sagsbudget i Business Central er, at forbrugt budget ikke må overstige forbrugt tid med mere end 10 procentpoint, gennemgået ugentligt af projektlederen. Sager forbruger ujævnt — derfor er tærsklen ikke en alarm, men en anledning til at spørge.
Det andet signal: arbejde der er udført og ikke faktureret
Det andet tal er ufaktureret arbejde med alder — ikke det samlede beløb, men den del, der er ældre end 30 dage.
Ufaktureret arbejde opstår ofte af tre grunde. Enten følger det en aftalt betalingsplan, og så er det i orden. Eller fakturaen er ikke sendt, fordi ingen har fået det gjort. Eller — det dyre tilfælde — fordi projektlederen ved, at kunden vil protestere, og udskyder samtalen.
Den tredje slags bliver ikke bedre af at vente. Efter typisk 30 dage kan kunden have svært ved at huske arbejdet i detaljer. Efter omkring 60 dage handler diskussionen ofte ikke længere om timerne, men om hvorfor der ikke blev sagt noget dengang. Målet er derfor en aldersgrænse, ikke et beløb: ingen sag med over 30 dages ufaktureret arbejde, gennemgået ugentligt.
Samlet er igangværende arbejde et likviditetstal. Tærsklen er 1,5 måneds sagsomsætning — i grundcasen 4,18 mio. kr. Det ligger på 6,4 mio. kr., altså 2,3 måneder.
Regneeksempel: 4 procentpoint faktureringsgrad og 28 dage
Faktureringsgrad er her andelen af det udførte fakturerbare arbejde, der faktisk bliver faktureret — ikke andelen af arbejdstiden, der er fakturerbar. Det er et andet tal, og det kommer nedenfor.
Virksomheden i eksemplet udfører fakturerbart arbejde for 38,0 mio. kr. om året opgjort i salgspriser og fakturerer 33,4 mio. kr. Faktureringsgraden er 88 %. De manglende 4,6 mio. kr. er timer, der er registreret, men afskrevet ved fakturering, faldet ud af en betalingsplan eller aldrig taget op med kunden.
Målet er 92 %. Fire procentpoint på et grundlag af 38,0 mio. kr. er 1,52 mio. kr.
De penge er anderledes end omsætningsvækst. Timerne er udført, lønnen er betalt, og der er ingen ekstra kostpris. Beløbet slår derfor næsten fuldt igennem på dækningsbidraget, som samlet er 52 mio. kr. × 34 % = 17,68 mio. kr. De 1,52 mio. kr. er 8,6 % oveni.
Ved en gennemsnitlig salgspris på 950 kr. i timen er 1,52 mio. kr. lig med 1.600 timer om året. Fordelt på 26 fakturerbare medarbejdere over 46 arbejdsuger er det 1,3 time om ugen pr. person — ikke et projekt, men en ugentlig gennemgang.
Så likviditeten. Fakturaen sendes i dag i gennemsnit 42 dage efter, arbejdet er udført. Sendes den efter 14 dage, rykker pengestrømmen 28 dage frem. Sagsomsætningen er 33,4 mio. kr. om året, altså 91.500 kr. pr. dag. 28 × 91.500 kr. = 2,56 mio. kr. frigjort likviditet — og det igangværende arbejde falder til 3,84 mio. kr., under tærsklen. Trukket på en kassekredit til 7,5 % koster de 2,56 mio. kr. 192.000 kr. om året i renter.
De to greb tilsammen: 1,52 mio. kr. + 192.000 kr. = 1,71 mio. kr. om året. Ingen af delene kræver en ny kunde.
Det fjerde taktiske mål er det, der begrænser væksten. Faktureringsgrad pr. medarbejder — andelen af arbejdstiden, der bogføres på en sag i Business Central — skal over 75 %. Hos 26 fakturerbare medarbejdere er hvert procentpoint cirka 400 timer om året, og det afgør, om næste års vækst kræver ansættelser.
Kaskaden i tabelform
| Taktisk mål | Operationelt mål | Tærskel og kadence | oneBC365-measures |
|---|---|---|---|
| T8.1 Hæv sagsdækningsgraden 4 procentpoint | O8.1.1 Ingen aktiv sag under 20 % dækningsgrad uden ledelsesbeslutning | 20 % · uge · projektchef | Job (Gross Margin %, Actual) · Job (Planned Gross Margin %) · Job (Margin Variance %) |
| T8.1 | O8.1.2 Afvigelse mellem planlagt og realiseret dækning under 5 procentpoint | 5 procentpoint · måned · projektleder | Job (Margin Variance) · Job (Cost Variance %) · Job (Revenue Variance %) |
| T8.1 | O8.1.3 Gennemsnitlig omsætning pr. sag stiger 8 % | +8 % · kvartal · projektchef | Job (Avg. Revenue per Job) · Job (Avg. Cost per Job) · Job (No. of Active Jobs) |
| T8.2 Fakturér det, der er udført | O8.2.1 Faktureringsgrad over 92 % af det fakturerbare | 92 % · uge · projektleder | Job (Billing Completeness %) · Job (Unbilled Revenue) · Job (Unbilled Revenue %) |
| T8.2 | O8.2.2 Igangværende arbejde under 1,5 måneds sagsomsætning | 1,5 måned · måned · CFO | Job (WIP Value) · Job (Invoiced Revenue YTD) |
| T8.2 | O8.2.3 Ingen sag med over 30 dages ufaktureret arbejde | 30 dage · uge · projektleder | Job (Unbilled Revenue) · Job (Days in Progress, Avg.) |
| T8.3 Styr fremdrift før budgettet er brugt | O8.3.1 Forbrugt budget må ikke overstige forbrugt tid med mere end 10 procentpoint | 10 procentpoint · uge · projektleder | Job (% Budget Consumed) · Job (% Time Elapsed, Avg.) |
| T8.3 | O8.3.2 Antal forsinkede sager under 3 | Under 3 · uge · projektchef | Job (No. of Jobs Overdue) · Job (Days Overdue, Avg.) |
| T8.3 | O8.3.3 Alle sager har budget på opgaveniveau før opstart | 100 % · pr. sag · projektchef | Budget Cost (Total) · Job (Avg. Tasks per Job) · Job (No. of Job Tasks) |
| T8.4 Få kapaciteten til at følge med væksten | O8.4.1 Faktureringsgrad pr. medarbejder over 75 % | 75 % · uge · afdelingsleder | Job (Resource Hours Utilization %) · Job (Resource Hours, Actual) · Job (Resource Hours, Budget) |
| T8.4 | O8.4.2 Timeafvigelse mod budget under 8 % pr. sag | 8 % · måned · projektleder | Job (Resource Hours Variance) · Job (Avg. Hourly Cost, Actual) |
| T8.4 | O8.4.3 Ressourceomkostning pr. faktureret time falder 3 % | −3 % · kvartal · driftschef | Job (Resource Cost, Actual) · Job (Avg. Hourly Cost, Actual) · Actual Cost (Resource) |
Alle 12 operationelle mål kan aflæses direkte i Business Central-data. Ingen kræver nyudvikling — kun at sagsbudgettet findes på opgaveniveau, og at timerne registreres på sagen i den uge, de bruges.
Faldgruber
Ét budget i stedet for et budget pr. opgave. Er sagen budgetteret som ét tal, kan forbrug kun sammenlignes med tid på sagsniveau. Ligger budgettet på sagsopgaver, kan du se, at projektering er 40 % over, mens montage ikke er begyndt — en helt anden samtale.
Timer registreres for sent. Et fremdriftstal, der bygger på timesedler godkendt den 5. i næste måned, er ikke et ugetal. Ugentlig registrering er en forudsætning, ikke en forbedring.
Faktureringsgrad forveksles med udnyttelsesgrad. Det ene er, hvor stor en del af det udførte der bliver faktureret; det andet, hvor stor en del af arbejdstiden der bogføres på en sag. En virksomhed kan have 95 % på det ene og 61 % på det andet.
Ufaktureret arbejde måles kun i kroner. Et samlet tal på 6,4 mio. kr. skjuler, at 400.000 kr. af det er 90 dage gammelt. Alderen er informationen.
Færdiggørelsesgrad skønnes af den, der har travlt. Bliver fremdrift indtastet i procent af projektlederen selv, har den ofte en tendens til at ligge for højt. Forbrugt tid mod kalenderen er et mere ærligt mål.
Sådan sætter du sagsbudget i Business Central op
Begynd på Sagskortet i Business Central. Det er her, et sagsbudget i Business Central får sit ophæng. Sagsbogføringsgruppe styrer, hvilke konti IGVA og genkendt omsætning lander på, og skal være udfyldt før den første sagsjournalpost bogføres. IGVA-metoden vælges på sagen: Omkostningsværdi, Salgsværdi, Omkostningsandel, Salgsandel eller Færdiggørelsesgrad. Vælg én metode for hele porteføljen, ellers kan Job (WIP Value) ikke summeres meningsfuldt.
Læg budgettet på Sagsopgavelinjer, ikke kun på sagen. Et sagsbudget i Business Central bliver først brugbart på opgaveniveau. Hver sagsopgave med Sagsopgavetype = Opgave får sine egne Sagsplanlægningslinjer, hvor Linjetype styrer, om linjen er Budget, Fakturerbar eller Både budget og fakturerbar. Det er den skelnen, faktureringsgraden hviler på: uden Fakturerbar-linjer findes intet fakturerbart grundlag at måle imod. Sæt samtidig Anvend forbrugsforbindelse på sagskortet, så forbrug modregnes i planlægningslinjerne i stedet for at blive lagt oveni budgettet.
Aktivér timesedler under Bruger opsætning og på Ressourcekortet, og udpeg en timesedeladministrator, så godkendelsen har en ejer. Direkte enhedspris og Enhedspris skal være udfyldt på ressourcen — ellers giver Job (Avg. Hourly Cost, Actual) ingen mening. Kapaciteten sættes i Ressourcekapacitet, og det er den, faktureringsgraden pr. medarbejder måles mod.
Microsofts dokumentation af sagsstyring i Business Central gennemgår opsætningen felt for felt. Endelig: læg Standarddimensioner på både Sag og Ressource, og sæt Værdiudbredelse til Kodeobligatorisk på afdeling og sagstype. Uden det kan sagsdækningsgraden ikke brydes ned på målets eget niveau.
Sådan understøtter oneBC365 det
Sagsdata ligger fordelt over sagsposter, sagsplanlægningslinjer, ressourceposter og finansposter, og de tre første taler ikke samme sprog om, hvad »budget« betyder. Et sagsbudget i Business Central skal derfor læses på tværs af flere tabeller. oneBC365 samler dem i én model, hvor budget, forbrug og fakturering står side om side pr. sag og pr. sagsopgave.
De to tidlige signaler er dermed færdige measures på Business Central-data. Job (% Budget Consumed) mod Job (% Time Elapsed, Avg.) er fremdriftssignalet; Job (Unbilled Revenue) med Job (Days in Progress, Avg.) er faktureringssignalet. Dækningen aflæses på Job (Gross Margin %, Actual) mod Job (Planned Gross Margin %) med Job (Margin Variance %) som afvigelsen, likviditeten i Job (WIP Value) og Job (Invoiced Revenue YTD), kapaciteten i Job (Resource Hours Utilization %) med Job (Resource Hours, Actual) og Job (Resource Hours, Budget).
Alle 12 operationelle mål for sagsbudget i Business Central er dækket af eksisterende measures. Arbejdet ligger i sagsopsætningen — ikke i modellen.
Sådan kommer du i gang
- Vælg de fem største aktive sager og se efter, om der ligger et sagsbudget i Business Central på dem og kontrollér, om de har budget på sagsopgaveniveau. Har de ikke, er det den første opgave — resten hviler på det.
- Indfør ugentlig timeregistrering med fast deadline og en navngiven godkender. Uden ugedata er ingen af de ugentlige mål mulige.
- Sæt fremdriftstallet op: forbrugt budget mod forbrugt tid, tærskel 10 procentpoint. Gennemgå det på et fast ugentligt tidspunkt med projektlederne.
- Opgør ufaktureret arbejde pr. sag med alder. Tag alt over 30 dage først, og afgør for hver post, om det er en betalingsplan, en forglemmelse eller en samtale, nogen udskyder.
- Mål faktureringsgraden pr. medarbejder i tre måneder, før du sætter tærsklen. En baseline på 61 % er ikke en fiasko — det er det første brugbare tal.
