Dimensioner i Business Central: den vigtigste rapporteringsbeslutning du træffer

Hvad er dimensioner i Business Central?

Dimensioner i Business Central er ikke en teknisk detalje i bogholderiet – de er selve rammen for, hvad ledelsen kan få svar på. Afdeling, projekt, kanal: de mærkater, du sætter på hver postering, afgør hvilke spørgsmål din ledelsesrapportering nogensinde kan besvare. Her er metoden til at designe dimensionerne baglæns fra ledelsens spørgsmål – og de fire fejl, der ødelægger rapporteringen for de fleste danske SMV’er.

Resumé og konklusion

• Dimensioner er mærkater på posteringen. Business Centrals måde at markere hver postering med fx afdeling, projekt eller kanal – uden at kontoplanen vokser vildt.
• Dimensionsdesign er en ledelsesbeslutning, ikke en bogholderibeslutning: Start med de spørgsmål, ledelsen stiller, og design baglæns.
• Rammen er to globale dimensioner og op til seks genvejsdimensioner – de fleste SMV’er klarer sig bedst med tre-fire velvalgte.
• De fire klassiske fejl: for mange dimensioner, dimensioner der aldrig udfyldes, overlap med kontoplanen og historik der knækker ved ændringer.
• Standarddimensioner og tvungen udfyldelse er forskellen på et styringsværktøj og et gættespil – og i Power BI bliver hver dimension automatisk en slicer.

Spørgsmålet, bogholderiet ikke kan svare på

Ledelsesmøde, tredje slide: ”Omsætningen blev 2,4 mio. kr. i kvartalet – 6 % over budget.” Så kommer spørgsmålet fra bordenden: ”Fint. Men tjener vi penge på webshoppen?” Stilhed. Tallet findes ikke. Ikke fordi Business Central ikke kan – men fordi ingen besluttede, at kanal skulle registreres, dengang systemet blev sat op.

Det er dimensionsdesignets kerne: De spørgsmål, du ikke har designet en dimension til, kan du ikke svare på. Uanset hvor flot din Power BI-rapport er. Det er også grunden til, at ledelsesinformation med fokus på vækst starter i opsætningen af ERP-systemet – ikke i BI-værktøjet.

Dimensioner i Business Central – på to minutter

En dimension er en mærkat, der sættes på hver postering: afdeling, projekt, kanal, kundegruppe. Business Central giver dig to niveauer:

• Globale dimensioner 1 og 2. De gemmes direkte på alle poster og kan bruges som filter overalt i systemet – også i standardrapporter og kontoskemaer. Reservér dem til de to vigtigste snit, typisk afdeling og fx kanal eller forretningsområde.
• Genvejsdimensioner 3-8. Op til seks ekstra dimensioner, der kan tastes direkte i kladder og dokumenter. Lidt mindre synlige i standardbilledet, men fuldt tilgængelige i Power BI.

Pointen: Du behøver ikke en finanskonto pr. afdeling. ”Salg af varer” er én konto – dimensionerne fortæller, hvilken afdeling der solgte, gennem hvilken kanal og på hvilket projekt.

En ledelsesbeslutning – ikke en bogholderibeslutning

I mange virksomheder blev dimensionerne valgt ved implementeringen af den konsulent eller bogholder, der satte systemet op. Det er bagvendt. Dimensioner er svaret på ét spørgsmål: Hvordan vil ledelsen skære virksomheden op, når der skal træffes beslutninger?

Design derfor baglæns:

1. Skriv ledelsens faste spørgsmål ned: Tjener vi penge pr. afdeling? Pr. kanal? Pr. projekt? Pr. kundesegment?
2. Oversæt hvert spørgsmål til det snit, der kræves for at svare. Hvert snit er en dimensionskandidat.
3. Prioritér: De to vigtigste snit bliver globale dimensioner, de næste genvejsdimensioner.
4. Drop resten. Et snit, ingen spørger efter, er ren tastetid.

Testen er enkel: Kan du pege på det ledermøde, hvor dimensionens tal skal på bordet? Hvis ikke, skal dimensionen ud. Driver I flere forretningsmodeller side om side, er øvelsen ekstra vigtig – se vækst på tværs af forretningsmodeller.

Regneeksempel: samme konto – med og uden kanal

Konto 1010, Salg af varer, viser 2.400.000 kr. for kvartalet. Uden dimensioner er det hele historien: Ledelsen kan se, at der er solgt – men ikke hvor.

Med en kanal-dimension på alle salgsposter deler samme tal sig i tre: Webshop 1.080.000 kr. (+22 % mod samme kvartal sidste år), Forhandlere 840.000 kr. (−9 %) og Direkte salg 480.000 kr. (+4 %).

Nu kan ledelsen svare: Væksten kommer fra webshoppen, mens forhandlerkanalen skrider. Uden dimensionen ser kvartalet fint ud – totalvæksten på 6 % skjuler, at den næststørste kanal er i tilbagegang. Og bærer omkostningskontiene samme dimension, kan du gå skridtet videre til dækningsbidrag pr. kanal: Er webshop-væksten overhovedet lønsom, når fragt og markedsføring regnes med?

Bogføringen er den samme i begge tilfælde. Forskellen er ét felt pr. postering – og det felt afgør, hvilke beslutninger tallene kan bære. Alle tal i eksemplet er illustration.

Fire typiske fejl i dimensionsdesign

1. For mange dimensioner. Otte dimensioner lyder grundigt, men hver ekstra dimension koster tastetid og fejl på hver eneste postering. Tre-fire velvalgte slår otte halvtomme – hver gang.

2. Dimensioner der aldrig udfyldes. En dimension, der kun er udfyldt på 60 % af posterne, er værre end ingen: Rapporten viser en fordeling, der ser troværdig ud, men mangler 40 % af virkeligheden.

3. Overlap mellem kontoplan og dimensioner. Har du både kontoen ”Salg – webshop” og en kanal-dimension, ender de to med at modsige hinanden. Vælg princippet én gang: Kontoplanen siger hvad (varesalg, fragt, løn) – dimensionerne siger hvor og for hvem (afdeling, kanal, projekt). Og hold kontoplanen kort.

4. Historik der knækker. Omdøber eller omlægger du dimensionsværdier midt i året uden en plan, kan du ikke længere sammenligne med sidste år. Lav ændringer ved årsskiftet, spær gamle værdier i stedet for at slette dem, og dokumentér, hvad der blev til hvad.

Tjekliste: sørg for at dimensionerne faktisk bliver udfyldt

Dimensioner, der afhænger af, at alle husker at taste, bliver ikke udfyldt. Business Central har værktøjerne – brug dem:

• Standarddimensioner: Sæt en standardværdi på kunder, kreditorer, varer og medarbejdere, så fx kanalen følger kunden automatisk med over på bilaget. 80-90 % af posterne kan udfylde sig selv.
• Værdibogføring ”Kode obligatorisk”: Systemet nægter at bogføre uden dimension. Det føles strengt den første uge – og er grunden til, at rapporten kan bruges i uge 40.
• Værdibogføring ”Samme kode”, hvor værdien er givet på forhånd: En servicemontørs timer skal altid på afdelingen Service – lås den fast.
• Månedlig kontrol: Én fast rapport, der viser posteringer uden dimension. Målet er nul linjer.

Gevinsten viser sig i Power BI: Hver dimension bliver automatisk en slicer. ”Vis kvartalet – kun webshop, kun afdeling Vest” er to klik, ikke en bestilling til bogholderiet. Det er derfor, dimensionsdesignet er den vigtigste rapporteringsbeslutning: Slicerne i din ledelsesrapport kan aldrig blive bedre end dimensionerne bag dem.

Sådan understøtter oneBC365 det

oneBC365 er færdigbyggede Power BI-rapporter til Business Central Cloud, hvor dine dimensioner automatisk følger med hele vejen: Globale dimensioner og genvejsdimensioner hentes med over og bliver til slicere og opdelinger i resultatopgørelse, salgs- og likviditetsrapporter – uden specialudvikling. Løsningen leveres til fast pris, og du ejer selv koden. Så når ledelsen om et år stiller et nyt spørgsmål, og du tilføjer en dimension, kan rapporterne følge med. Godt dimensionsdesign er dit ansvar – at få det vist frem behøver ikke være et projekt.

Sådan kommer du i gang

1. Saml ledelsens spørgsmål. Book en time med direktionen og skriv de 5-10 spørgsmål ned, der går igen på hvert ledermøde. Det er kravspecifikationen til dine dimensioner.
2. Vælg 3-4 dimensioner – og fravælg resten. De to vigtigste snit bliver globale dimensioner, de næste genvejsdimensioner. Ryd samtidig op i overlap med kontoplanen.
3. Sæt standardværdier og tvungen udfyldelse op. Standarddimensioner på stamdata, ”Kode obligatorisk” på de konti, hvor dimensionen er kritisk.
4. Følg op efter en måned. Kør rapporten over posteringer uden dimension, luk hullerne – og vis så ledelsen den første rapport, der faktisk svarer på deres spørgsmål.

Næste artikel

Næste i serien: ”En kontoplan der kan rapporteres på” — om den kontoplan, ingen har designet, hvorfor 640 konti bliver til 4 timers Excel-mapping hver måned, og hvordan du rydder op uden at bryde historikken.

oneBC365 BEREGNINGER

oneBC365 understøtter overnævnet med følgende beregninger (measures) – de bliver først for alvor brugbare, når de kan skæres på jeres egne dimensioner:

Revenue · Revenue LY · Revenue YTD · Revenue Rolling 12M · Revenue Index LY · Gross Profit · Gross Profit Index LY · Gross Margin · EBITDA · EBITDA % · Profit YoY % · Revenuegrowth % (YoY)

Artikelserie: Datafundamentet – klar til vækst

Datafundamentet er en serie på fem artikler om det, der skal være på plads i Business Central, før ledelsesrapporteringen kan bære væksten: dimensionerne, kontoplanen, stamdataene, målingen af datakvaliteten – og de beslutninger, der skal træffes allerede under implementeringen.

1. Dimensioner i Business Central: den vigtigste rapporteringsbeslutning du træffer (denne artikel)
2. En kontoplan der kan rapporteres på
3. Stamdata der bærer analysen
4. Datakvalitet målt i Power BI
5. Nyt på Business Central? Sådan får du data klar til BI fra dag ét

Følg oneBC365 på LinkedIn for at få besked, når de udkommer.

Om oneBC365

oneBC365 leverer “Ledelsesinformation med fokus på Vækst “— bygget direkte på Microsoft Dynamics 365 Business Central data med præsentation i Power BI. Dashboard → Analyse → Detaljer giver ledelsen svar på hvad?, hvorfor? og hvilke? samme dag.

Læs mere på onebc365.dk.

Læs også: Ledelsesinformation med fokus på Vækst · Vækst på tværs af forretningsmodeller · Book en oneDemo