Indkøbsdata til forhandling: 5 datapunkter der vinder årsforhandlingen

Indkøbsdata til forhandling: 5 datapunkter der vinder årsforhandlingen

Resumé og konklusion

• Årsforhandlingen vindes af den, der kender tallene bedst. I dag er det oftest leverandøren — ikke dig.
• Fem datapunkter flytter magtbalancen: volumen pr. leverandør, prisudvikling pr. vare, leveringssikkerhed, leverandørkoncentration og forsyningsrisiko.
• 2 % bedre indkøbspris på A-leverandørerne går direkte på bundlinjen — i eksemplet nedenfor 560.000 kr. om året.
• Leveringssikkerhed og risiko er lige så stærke kort som pris — hvis du kan dokumentere dem med tal fra dit eget system.
• Konklusionen: Alle indkøbsdata til forhandling ligger allerede i Business Central. Udfordringen er ikke at samle dem ind, men at få dem frem i et format, du kan lægge på bordet.

Kl. 10.00: sælgeren kender dine tal bedre end du gør

Din leverandørs sælger møder velforberedt op: fuldt overblik over din købshistorik, dine ordremønstre og din prisfølsomhed — og et mandat til at give præcis så meget, som der skal til. På den anden side af bordet sidder indkøbschefen ofte med en mavefornemmelse, et par fakturaer og en generel oplevelse af, at priserne er steget. Det er en asymmetrisk forhandling, og asymmetrien handler ikke om forhandlingsteknik. Den handler om indkøbsdata til forhandling — eller mangel på samme.

Den gode nyhed er, at ubalancen kan rettes uden nye systemer. Alle transaktioner, priser, datoer og mængder ligger allerede i din Business Central: købsfakturaer, varelinjer, lovede og faktiske leveringsdatoer. Forhandlingskraft er et spørgsmål om at få dem frem i lyset — før mødet, ikke efter. Og det er ikke et engangsprojekt: Den viden, der giver resultater i november, skal være opbygget hen over årets fire kvartaler.

Hvorfor indkøbsdata til forhandling slår forhandlingsteknik

Forhandlingskurser lærer dig at spørge åbent, tie stille og forankre i det første tilbud. Det virker — men kun inden for det rum, tallene sætter. Har du ikke tal, forhandler du om holdninger, og så vinder den part, der har flest fakta. Har du tallene, flytter samtalen sig fra “vi synes, priserne er høje” til “jeres prisindeks er steget 14 procent på tolv måneder, mens vores samlede volumen hos jer er vokset 14 procent”. Det er to helt forskellige møder. Pointen er ikke at være hård, men at være præcis: Præcision gør det dyrt for leverandøren at afvise dig, og den gør det let for jer begge at finde den løsning, der faktisk kan bæres.

De fem datapunkter

1. Indkøbsvolumen pr. leverandør. Første spørgsmål før enhver forhandling: Hvor store er vi hos dem — og hvor store er de hos os? En Pareto-analyse af volumen viser typisk, at 20 % af leverandørerne står for 80 % af spenden. Det er dine A-leverandører, og det er der, forhandlingstimerne skal bruges. Den, der kan sige “vi har købt for 6,2 mio. kr. hos jer de seneste 12 måneder, 14 % mere end året før”, forhandler fra en anden position end den, der gætter. Metoden er den samme som i Pareto-analysen.

2. Prisudvikling pr. vare. Prisstigninger kommer sjældent som ét stort brev. De kommer som små justeringer, vare for vare, spredt over året — og hver enkelt ser harmløs ud. Først når du indeksbaserer købsprisen pr. vare over 12-24 måneder, træder mønsteret frem: Én leverandør har holdt priserne i ro, en anden har hævet dem 14 % i små bidder. Den kurve er dit vigtigste bilag. Sammenhold gerne med relevante råvare- eller valutaindeks; kan leverandøren ikke forklare gabet, har du et stærkt argument for at rulle stigningen tilbage.

3. Leveringssikkerhed. Pris er ikke det eneste, der koster penge. En leverandør, der leverer for sent eller ufuldstændigt, koster dig sikkerhedslager, hasteordrer, produktionsstop og skuffede kunder. Derfor hører to nøgletal med i mappen: leveret til tiden (andel af ordrelinjer modtaget senest på lovet dato) og leveret komplet (andel af ordrer leveret fuldt ud i første forsøg). Kan du dokumentere, at en leverandør ligger på 78 % til tiden, mens dine bedste ligger over 95 %, har du to muligheder: forhandle prisen ned som kompensation for dine ekstra omkostninger — eller stille krav om forbedring med målbare konsekvenser.

4. Leverandørkoncentration. Pareto-analysen har en bagside. Står én leverandør for 35 % af din samlede spend, er du sårbar. Kend derfor din koncentration — hvor stor en andel de største leverandører udgør — før hver forhandlingsrunde. Halen af småleverandører er samtidig en mulighed: Her er gevinsten sjældent bedre priser, men konsolidering. Færre leverandører giver større volumen pr. leverandør og dermed mere forhandlingskraft næste gang.

5. Forsyningsrisiko. Kritiske varer med kun én godkendt leverandør — single source — er den risiko, der lukker produktionen hurtigst. Går leverandøren ned, hæver priserne markant eller rammes af fragtkrise eller told, står linjen stille. Det ændrer forhandlingsstrategien: Over for en leverandør, du er dybt afhængig af, er målet ikke altid den sidste procent på prisen, men forsyningsaftaler, prislofter og en plan B. Risikostyring er også forhandlingskraft.

Regneeksempel: hvad er 2 % værd?

Tag en handels- eller produktionsvirksomhed med 40 mio. kr. i årligt indkøb. A-leverandørerne står for 70 % — 28 mio. kr. Forhandler du blot 2 % bedre priser hjem hos dem, er gevinsten 560.000 kr. Ikke i omsætning, men direkte på bundlinjen. Med en overskudsgrad på 10 % skulle salget ellers have hentet 5,6 mio. kr. i ekstra omsætning for at skabe samme resultat. Få timers forberedelse med de rigtige indkøbsdata til forhandling er formentlig den bedst forrentede arbejdsdag i virksomheden det år — og gevinsten kommer igen hvert år, kontrakten løber.

Fra årlig brandøvelse til kvartalsrytme

Den typiske årsforhandling forberedes i de sidste to uger før mødet, hvor nogen graver i fakturaer og bygger et regneark, der bruges én gang og derefter glemmes. Næste år starter processen forfra. Alternativet er en rytme: Tallene gennemgås kvartalsvist sammen med CFO og driftschef, så afvigelser opdages, mens de er små, og så årsforhandlingen bliver kulminationen på et års viden i stedet for en årlig brandøvelse. Det har en sidegevinst: Når leverandøren opdager, at I følger prisindeks og leveringsperformance løbende, ændrer adfærden sig allerede før mødet. Bemærk også, at indkøb og lager hænger sammen — store ordrer til god pris kan koste dyrt i bundet kapital, hvilket er emnet i Lagerstyring og likviditet, ligesom leverandørernes leveringssikkerhed slår direkte igennem på leveringsgrad og flaskehalse i driften.

Handlingen

1. Ryd op i stamdata. Saml dubletleverandører, og sørg for, at varenumre og enheder er konsistente. Ellers lyver analysen, og så bliver den skudt ned på mødet.
2. Byg de fire faste nøgletal. Volumen pr. leverandør, prisindeks pr. vare, til tiden/komplet og koncentrationsandel — som stående rapporter, ikke som engangsudtræk.
3. Lav en forhandlingsmappe pr. A-leverandør. Én side: volumen, udvikling, prisindeks, leveringsperformance og jeres tre krav. Én side læses; tyve sider gør ikke.
4. Gør det til en rytme. Gennemgå tallene kvartalsvist med CFO og driftschef, så årsforhandlingen bliver kulminationen på et års viden.

Sådan understøtter oneBC365 det

Alt ovenstående ligger allerede som data i Microsoft Dynamics 365 Business Central — købsfakturaer, varepriser samt lovede og faktiske leveringsdatoer. oneBC365 er færdige Power BI-rapporter oven på netop de data: leverandør-Pareto, prisindeks pr. vare og leverandør, leveringssikkerhed og koncentrationsnøgletal, klar uden eget udviklingsprojekt. Pointen er ikke værktøjet, men tempoet: Indkøberen skal kunne trække sine indkøbsdata til forhandling på minutter i stedet for at bruge dagene op til mødet i regneark. Se også Ledelsesinformation med fokus på Vækst.

Artikelserie: Seven-to-Five

Ni-til-fem er et kontorbegreb. I en dansk SMV starter dagen kl. 7 og slutter sjældent før 17 — og i de ti timer træffes beslutningerne i femten forskellige stole. Seven-to-Five er serien, der følger tallene gennem arbejdsdagen: én artikel pr. rolle.

Artikelserie — oversigt:

1. Ejerlederens morgenoverblik: 7 nøgletal inden kl. 8
2. CFO’ens cockpit: likviditet, arbejdskapital og vækst
3. Månedsluk i Business Central: fra 10 dage til 3
4. Salgschefens uge: pipeline, hitrate og ordreindgang
5. Mobil BI til sælgere: kundetal på mobilen
6. Marketing ROI i Business Central: fra klik til omsætning
7. Leveringsgrad og flaskehalse i driften
8. Indkøbsdata til forhandling med leverandører
9. Lagerstyring og likviditet: kapital på hylderne
10. Produktionsplanlægning med data fra Business Central
11. Udfaktureringsgrad og sagsøkonomi
12. Kundeservice nøgletal: svartid og reklamationer
13. Debitorstyring og DSO: frigør likviditet
14. Omsætning pr. medarbejder: skalerer din virksomhed?
15. Power BI i en SMV uden IT-afdeling

Om oneBC365

oneBC365 leverer ledelsesinformation med fokus på vækst — bygget direkte på Microsoft Dynamics 365 Business Central-data med præsentation i Power BI. Dashboard → Analyse → Detaljer giver ledelsen svar på hvad?, hvorfor? og hvilke? samme dag.

Læs mere på onebc365.dk/.