Seven-to-Five: 15 roller, 15 sæt nøgletal i Business Central

Seven-to-Five: 15 roller, 15 sæt nøgletal i Business Central

Ni-til-fem er et kontorbegreb. I en dansk SMV starter dagen kl. 7, og den slutter sjældent før 17 — og i de ti timer bliver beslutningerne truffet i femten forskellige stole. Seven-to-Five er artikelserien, der følger nøgletal i Business Central hele vejen gennem arbejdsdagen: én artikel pr. rolle, med præcis de tal netop den stol skal styre efter.

Resumé og konklusion

• Femten roller, femten sæt nøgletal — én artikel pr. rolle i Microsoft MBS Customer Model, fra ejerleder til lagerchef og IT-ansvarlig.
• Navnet har to betydninger: arbejdsdagen fra 7 til 17, og de omkring syv tal, der kan aflæses på fem minutter.
• Den røde tråd er skiftet fra lagging til leading indicators — fra bakspejl til forrude.
• Alle tal findes allerede i Business Central. Udfordringen er at få dem samlet, opdateret og serveret til den rigtige rolle på det rigtige tidspunkt.
• Konklusionen: Læs artiklen, der matcher din stol. Vælg tre til syv tal. Definér dem præcist, automatisér opdateringen, og brug fem minutter om dagen.

Derfor hedder serien Seven-to-Five

Navnet har to betydninger, og begge er pointer i sig selv.

Den første handler om arbejdsdagen. Vi kender alle udtrykket ni-til-fem, men det er ikke sådan en dansk SMV kører. Produktionen står klar kl. 7. Lageret pakker fra 7.30. Den første kunde ringer inden 8, og salgschefen sidder stadig med tilbud kl. 16.45. Rapporteringen skal møde folk der, hvor de faktisk er — ikke i et månedsmøde tre uger efter, at beslutningen skulle have været truffet.

Den anden handler om selve tallene. Ingen rolle har brug for halvtreds KPI’er. De har brug for en håndfuld — omkring syv tal, der kan aflæses på fem minutter, og som tilsammen svarer på de spørgsmål, netop den stol står med: Sælger vi nok? Kan vi levere det? Har vi pengene til det? Og hvordan ser i morgen ud?

Det samme problem set fra femten stole

De fleste danske SMV’er har ikke et datamangelproblem. Business Central indeholder allerede alt: hver ordrelinje, hver debitorpost, hvert lagertræk, hver produktionsordre og hver projekttime. Problemet er, at tallene ligger spredt ud over moduler, at de først bliver samlet i en månedsrapport, og at rapporten er skrevet til økonomifunktionen — ikke til lagerchefen, indkøberen eller sælgeren på vej til kundemøde.

Resultatet er velkendt: Direktøren driver virksomheden på mavefornemmelse. Controlleren bruger ti dage på månedsluk i Excel. Salgschefen ser først hitraten, når kvartalet er lukket. Indkøberen går til årsforhandling med leverandørens tal i stedet for sine egne. Og lagerchefen opdager først den døde vare, når der skal tælles op.

Hver af de femten artikler tager udgangspunkt i én rolle, beskriver de tal den rolle reelt skal styre efter, og viser hvordan tallene hentes ud af Business Central — uden et BI-projekt på seks måneder.

Fra bakspejl til forrude

Den røde tråd gennem hele serien er skiftet fra lagging til leading indicators. Månedsrapporten er et bakspejl. Den er præcis, den er afstemt, og den er for sent på den. Når tallene lander, er måneden lukket, og handlemulighederne er brugt. Det tema er udfoldet i Fra månedsrapport til daglig styring og i Se væksten før den står i regnskabet.

De nøgletal i Business Central, serien handler om, er forruden. Ordreindgang, pipeline, kapacitetstræk, leveringsgrad, forfaldne debitorer og udfaktureringsgrad viser, hvad der rammer regnskabet om én til tre måneder — mens du stadig kan nå at dreje på rattet. Pointen er ikke at afskaffe månedsrapporten. Pointen er at flytte den daglige styring derhen, hvor den gør en forskel.

De 15 artikler i serien

Serien følger Microsoft MBS Customer Model, så hver artikel svarer til en rolle, du kan sætte navn på i din egen virksomhed. Rækkefølgen følger arbejdsdagen.

07–09 · Morgen — ledelse og økonomi

1. Ejerlederens morgenoverblik — de syv nøgletal du bør se hver morgen inden kl. 8.
2. CFO’ens cockpit — DSO, lagerdage, DPO, cash conversion cycle, arbejdskapital og vækstrate i ét billede.
3. Månedsluk uden Excel-akrobatik — fra 10 dage til 3 med rapportering direkte på Business Central.

09–12 · Formiddag — salg og marketing

4. Salgschefens uge — pipeline, hitrate og ordreindgang, før tallene står i regnskabet.
5. Sælgeren med tallene i lommen — fem kundenøgletal på mobilen, der vinder kundemødet.
6. Marketing målt på bundlinjen — fra klik til faktureret omsætning med kampagnedimensioner.

12–15 · Eftermiddag — drift, indkøb og lager

7. Leveringsgrad og flaskehalse — driftschefens fire daglige tal, når væksten tager fart.
8. Indkøb med forhandlingskraft — de fem datapunkter, der vinder årsforhandlingen.
9. Lageret: kapital på hylderne — sådan frigør du likviditet uden at miste leveringsevne.
10. Produktionsplanen der holder — kapacitet, flaskehalse og leveringsevne på daglige data.

15–17 · Sen eftermiddag — projekter, kunder, medarbejdere og IT

11. Udfaktureringsgrad og sagsøkonomi — stop timerne, der aldrig bliver til omsætning.
12. Kundeservice som vækstdriver — reklamationer og svartider som ledelsesinformation.
13. Debitorstyring — likviditeten, der gemmer sig i din debitorbog.
14. Omsætning pr. medarbejder — HR-nøgletallet, der afslører om virksomheden skalerer.
15. BI uden IT-afdeling — sådan driver du Power BI forsvarligt i en SMV.

Sådan læser du serien

Artiklerne kan læses i vilkårlig rækkefølge — de er skrevet til at stå alene. Start med din egen stol, og læs derefter stolen ved siden af. Det er dér, den største gevinst ligger: Når salgschefen og driftschefen ser de samme tal på det samme tidspunkt, holder diskussionen op med at handle om, hvis tal der er rigtige, og begynder at handle om, hvad der skal gøres.

Er du ejerleder eller CFO, giver det mening at læse serien samlet. Femten roller, femten sæt nøgletal — men det er den samme virksomhed, og tallene skal hænge sammen på tværs. Vil du se, hvordan Seven-to-Five hænger sammen med vores øvrige serier, er oneBC365-artikler — overblik og sammenhæng stedet at starte.

Handlingen

1. Læs den artikel, der matcher din rolle.
2. Vælg tre til syv tal, du vil se hver dag.
3. Definér dem præcist, og automatisér opdateringen. Et tal, nogen skal taste i Excel, overlever ikke den første travle uge.
4. Brug fem minutter om dagen på dem. Det er handlingen, ikke rapporten, der skaber væksten.

Sådan understøtter oneBC365 det

Alle nøgletal i Business Central, som serien beskriver, findes allerede i jeres eget system. oneBC365 er en færdig Power BI-rapporteringsløsning, der dækker alle Business Central-moduler i én sammenhængende semantisk model — til fast pris, og I ejer selv koden. Så nøgletallene kan tilpasses jeres egne definitioner, uden at I skal starte et BI-projekt fra bunden. Læs mere i Ledelsesinformation med fokus på Vækst.

Om oneBC365

oneBC365 leverer ledelsesinformation med fokus på vækst — bygget direkte på Microsoft Dynamics 365 Business Central-data med præsentation i Power BI. Dashboard → Analyse → Detaljer giver ledelsen svar på hvad?, hvorfor? og hvilke? samme dag.

Læs mere på onebc365.dk/.