Business Central implementering: hvorfor afgøres rapporteringen i uge 3?
Rapporteringen er sjældent på dagsordenen, når et Business Central-projekt kører. Alligevel er det netop her – i uge 3, mellem procesworkshops og datamigrering – at det bliver afgjort, hvad ledelsen kan se på om to år. En Business Central implementering kræver fem konkrete beslutninger om data inden go-live. Her er de – og hvad de koster at udskyde.
Resumé og konklusion
- Beslutningerne træffes i uge 3 af implementeringen – ikke den dag, I starter BI-projektet.
- Fem valg bærer hele datafundamentet: dimensionsstruktur, kontoplan, stamdatastandarder, obligatoriske felter og ejerskabet af vedligeholdelsen.
- De koster nogle timers workshop at få rigtigt fra start. Efter to års drift koster de enten manglende historik eller et ombogføringsprojekt på 60.000-150.000 kr.
- Alligevel bliver de typisk truffet af en konsulent under tidspres, uden at nogen har stillet spørgsmålet: hvad skal vi kunne se på i Power BI om to år?
- Er I allerede gået live uden dem, er der stadig meget at hente – men handl nu, mens historikken er kort og rettelsen billig.
Uge 3: de beslutninger, ingen kalder beslutninger
En Business Central-implementering har en klar dagsorden. Processer skal kortlægges, data migreres, brugere uddannes, og der skal kunne faktureres og udbetales løn fra den første dag efter go-live. Det er den rigtige prioritering – et ERP-system, der ikke kan drive forretningen, er værdiløst, uanset hvor pænt det rapporterer.
Problemet er, at nogle af de mest langtidsholdbare valg bliver truffet undervejs, i forbifarten. På et statusmøde i uge 3 spørger konsulenten: ”Skal vi have en dimension på afdeling?” Nogen svarer ”Det tager vi senere, hvis vi får brug for det” – og så er beslutningen truffet. Ikke fordi nogen har vurderet den, men fordi mødet skulle videre til næste punkt.
Senere kommer aldrig gratis. To år efter go-live sidder ledelsen med et spørgsmål, som systemet ikke kan besvare, fordi de nødvendige felter aldrig blev udfyldt. Ikke ét felt mangler i dag – de mangler bagud, i 24 måneders posteringer. Og historik kan man ikke købe sig til.
De fem beslutninger, der skal på dagsordenen inden go-live
1. Dimensionsstrukturen. Hvilke skæringer skal ledelsen kunne se resultatet på? Afdeling, projekt, salgskanal, geografi, produktområde? Business Central giver to globale dimensioner og et større antal genvejsdimensioner – valget af de to globale er det mest bindende, du træffer. Se artiklen om dimensioner i Business Central for det fulde designspørgsmål.
2. Kontoplanen. Skal kontoplanen tjene revisor eller ledelsen? Svaret er begge dele, men rækkefølgen betyder alt: en kontoplan bygget til årsrapporten ender med 14 omsætningskonti og én stor personaleomkostning. Er dimensionerne på plads, kan kontoplanen holdes enkel – det er kombinationen, der giver analysen. Se en kontoplan der kan rapporteres på.
3. Stamdatastandarderne. Varegrupper, kundegrupper, sælgerkoder, kundekategorier, land og postnummer. De virker som administrativt bureaukrati, indtil den dag nogen vil se dækningsbidrag pr. produktområde og opdager, at halvdelen af varerne ligger i gruppen DIVERSE. Se stamdata der bærer analysen.
4. Hvilke felter der gøres obligatoriske. Et felt, der kan springes over, bliver sprunget over. Beslut allerede før go-live, hvilke felter der skal være tvungne ved oprettelse af kunde, vare og ordre – og hvilke dimensioner der skal være obligatoriske på konti og kundekort. Det er teknisk trivielt at sætte op og næsten umuligt at rette bagud.
5. Ejerskab og vedligehold. Hvem opretter nye varenumre om et år? Hvem godkender en ny dimensionsværdi? Uden en navngiven ejer forfalder selv det bedste datafundament inden for 12 måneder – typisk når den første medarbejder, der ”bare lige” skulle oprette en kunde hurtigt, opdager at ingen opdager det.
Regneeksempel: hvad koster det at udskyde én dimension?
Tag en handelsvirksomhed med 60 mio. kr. i omsætning og tre salgskanaler: eget sælgerkorps, webshop og forhandlere. Under implementeringen bliver det ikke besluttet at oprette en kanal-dimension, fordi ”det kan vi se på kundenummeret”.
Før go-live: En workshop på tre-fire timer med økonomichefen, salgschefen og konsulenten, plus et par timers opsætning. Reelt 8-10 konsulenttimer – i størrelsesordenen 10.000-15.000 kr., og typisk inden for det aftalte projektbudget.
Efter seks måneder: Dimensionen kan stadig oprettes, og de fem-seks måneders posteringer kan ombogføres eller opdateres via rettelsesposter. Regn med 20-40 timer plus intern kontrol og afstemning – 25.000-50.000 kr., og en periode hvor tallene er halvt konverterede.
Efter to år: Nu findes der 24 måneders finans- og vareposteringer uden kanalmarkering. To muligheder: enten lever man med, at analysen først starter fra i dag – altså ingen sammenligning med sidste år i det første år – eller også sætter man et egentligt ombogførings- og berigelsesprojekt i gang med mapping, testkørsel, revisorkoordinering og genafstemning. Erfaringsmæssigt koster det 60.000-150.000 kr. afhængigt af transaktionsvolumen, og af hvor godt kunde- og varekartoteket kan bære en maskinel mapping.
Samme beslutning. Tre priser, der adskiller sig med en faktor ti. Forskellen er ikke teknik – det er tidspunktet. Alle tal i eksemplet er illustration; en bredere gennemgang af omkostningsbilledet findes i hvad koster det? Prisdimensioner mellem arkitekturerne.
Hvem skal med i lokalet?
Datafundamentet fejler næsten altid, fordi de rigtige mennesker ikke sad med, da valget blev truffet. Fire roller skal have plads på dagsordenen: den økonomiansvarlige, der kender kontoplanen og afstemningen, den forretningsansvarlige (salgs- eller driftschef), der ved, hvilke skæringer der reelt bruges til at styre, den IT-ansvarlige eller power user, som skal drifte det bagefter – og ejerlederen eller direktøren, der kan svare på det ene spørgsmål, alt andet hænger på: hvilke beslutninger skal jeg kunne træffe på tal om to år?
Selve mødet behøver ikke være langt. To til fire timer, én gang, tidligt i projektet. Sæt det på som et selvstændigt punkt med et navn – ”rapporteringsworkshop” – så det ikke drukner i procesgennemgangen. Og bed partneren om at dokumentere beslutningerne skriftligt, inklusive dem, I bevidst udskyder. Skal I samtidig vælge arkitektur, er beslutningsframeworket for Power BI og data platform et godt udgangspunkt.
Allerede gået live? Sådan retter du op
De fleste danske SMV’er, der læser med her, er ikke i uge 3 – de er 14 måneder inde og har opdaget problemet den hårde vej. Det er ikke for sent, men prisen stiger hver måned.
Start med at måle skaden i stedet for at gætte: hvor mange procent af finansposteringerne mangler dimension, hvor mange varer ligger uden gruppe, hvor mange kunder står uden sælgerkode? Det er præcis den øvelse, datakvalitet målt i Power BI beskriver, og den tager typisk en dag. Ret derefter fremad først – gør felterne obligatoriske nu, så hullet holder op med at vokse – og tag først bagefter stilling til, hvor langt tilbage det kan betale sig at berige historikken. Ofte er svaret, at de seneste 12 måneder er nok til at få sammenligningsgrundlag, mens ældre data kan blive stående, som de er.
Sådan understøtter oneBC365 det
oneBC365 er en færdigbygget Power BI-rapporteringsløsning til Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud, og netop derfor er den brugbar allerede under implementeringen: Den viser konkret, hvilke felter og dimensioner rapporterne læser – altså præcis hvad datafundamentet skal levere, før ledelsesinformationen bliver troværdig. I stedet for at diskutere datamodeller i abstrakte termer kan I se de færdige rapporter og arbejde baglæns: hvilke af de her visninger vil vi have om et år, og hvad kræver de af opsætningen i BC? Løsningen leveres til fast pris, og I ejer selv koden – så rapporteringen kan følge med, efterhånden som dimensionerne og stamdata modnes, uden at I skal købe et nyt projekt hver gang. Se oneWeek og priserne.
Sådan kommer du i gang
- Bed om et rapporteringspunkt på projektplanen – nu. Er I i gang med implementeringen, så få en rapporteringsworkshop ind i uge 2-4. Er I gået live, så tag den alligevel; den er billigere end den bliver næste kvartal.
- Skriv de ti spørgsmål ned, ledelsen skal kunne få svar på om to år. Ikke rapporter – spørgsmål. ”Hvad tjener vi pr. salgskanal?” er et krav til dimensionsstrukturen, uanset hvordan rapporten kommer til at se ud.
- Oversæt spørgsmålene til de fem beslutninger. Dimensioner, kontoplan, stamdatastandarder, obligatoriske felter, ejerskab. Træf dem, dokumentér dem, og gør felterne tvungne fra første postering.
- Mål datakvaliteten fra dag ét. Sæt en simpel kontrolrapport op, der viser andelen af posteringer uden dimension og stamdata uden gruppe. Det, der måles hver måned, forfalder ikke.
Næste artikel
Dette er sidste artikel i serien om datafundamentet. Vil du læse videre, starter serien med ”Dimensioner i Business Central: den vigtigste rapporteringsbeslutning du træffer” – den beslutning, alt det øvrige hviler på.
oneBC365 BEREGNINGER
oneBC365 understøtter overnævnet med følgende beregninger (measures) – de er klar fra go-live, hvis datafundamentet er det:
Revenue · Revenue LY · Revenue YTD · Revenue Rolling 12M · Revenue Index LY · Gross Profit · Gross Margin · EBITDA · EBITDA % · Profit YoY % · No. of Customers (sold to) · Working Capital · Revenue per employee
Artikelserie: Datafundamentet – klar til vækst
Datafundamentet er en serie på fem artikler om det, der skal være på plads i Business Central, før ledelsesrapporteringen kan bære væksten: dimensionerne, kontoplanen, stamdataene, målingen af datakvaliteten – og de beslutninger, der skal træffes allerede under implementeringen.
- Dimensioner i Business Central: den vigtigste rapporteringsbeslutning du træffer
- En kontoplan der kan rapporteres på
- Stamdata der bærer analysen
- Datakvalitet målt i Power BI
- Nyt på Business Central? Sådan får du data klar til BI fra dag ét (denne artikel)
Følg oneBC365 på LinkedIn for at få besked, når de udkommer.
Om oneBC365
oneBC365 leverer “Ledelsesinformation med fokus på Vækst “— bygget direkte på Microsoft Dynamics 365 Business Central data med præsentation i Power BI. Dashboard → Analyse → Detaljer giver ledelsen svar på hvad?, hvorfor? og hvilke? samme dag.
Læs mere på onebc365.dk.
Læs også: Hvad koster det? Prisdimensioner mellem arkitekturerne · Beslutningsframework: Power BI eller data platform · Priser