En kontoplan der kan rapporteres på

Hvad kendetegner en kontoplan i Business Central der kan rapporteres på?

De fleste danske SMV’ers kontoplan er ikke designet – den er vokset. Konti oprettet ad hoc, geografi forklædt som konti og tomme kontokategorier betyder, at ledelsesrapporten skal mappes manuelt hver måned. En kontoplan i Business Central, der kan rapporteres på, har fast struktur, udfyldte kontokategorier og ingen dimensioner forklædt som konti. Her er kendetegnene – og opskriften på at rydde op uden at bryde historikken.

Resumé og konklusion

• Kontoplanen er ikke designet – den er vokset. Konti er oprettet ad hoc, aldrig lukket og aldrig grupperet.
• Prisen mærkes først i Power BI: en resultatopgørelse, der ikke kan rulles op automatisk, men skal mappes manuelt i Excel hver eneste måned.
• En rapporteringsklar kontoplan har fast intervalstruktur, konsekvent udfyldte kontokategorier og kontounderkategorier, ingen dimensioner forklædt som konti og en disciplineret oprettelsesproces.
• Oprydning behøver ikke bryde historikken: en mapping-tabel, sammentællinger og et snit ved regnskabsårsskiftet holder tallene sammenlignelige.
• Du kan vurdere din egen kontoplan på en formiddag – det kræver tre optællinger og et regneark.

Kontoplanen som ingen har designet

Spørg en dansk økonomichef, hvem der har designet virksomhedens kontoplan, og svaret er som regel: ingen. Grundstammen kom fra revisoren eller fra implementeringspartnerens standardopsætning for ti år siden. Siden er der kommet konti til – når en ny omkostningstype dukkede op, når en ny afdeling skulle følges, eller når nogen havde brug for at se et beløb for sig selv. Ingen har fjernet noget, for det føles risikabelt. Og ingen har haft ansvaret for helheden.

Resultatet er en kontoplan, der fungerer fint til bogføring og til at aflevere et årsregnskab. Den fungerer bare ikke til rapportering. Forskellen mærkes præcis den dag, tallene skal ud af Business Central og ind i Power BI. En rapport kan kun gruppere automatisk, hvis der er noget at gruppere efter. Er kontoplanen en flad liste med 640 numre uden kategorier, skal nogen fortælle rapporten, hvad der er vareforbrug, hvad der er personaleomkostninger, og hvad der er finansielle poster. Den nogen er typisk en controller med et Excel-ark – hver måned, manuelt. Det er samme mønster som i analyser i Excel, Power BI og Business Central: arbejdet flytter sig ikke, det gentager sig bare.

Fire kendetegn ved en kontoplan, der kan rapporteres på

Fast intervalstruktur. Kontonumrene følger et gennemført mønster med luft imellem: 1000-1999 omsætning, 2000-2999 vareforbrug, 3000-3999 personale og så videre – og inden for hvert interval er der plads til nye konti de rigtige steder. Struktur betyder ikke få konti; det betyder, at nummeret i sig selv fortæller, hvor beløbet hører hjemme.

Kontokategorier og kontounderkategorier udfyldt hele vejen. Business Central har to felter på finanskontokortet, Kontokategori og Kontounderkategori, som netop er lavet til at gruppere. Er de udfyldt konsekvent, kan både BC’s egne finansrapporter og en Power BI-model gruppere af sig selv: alle konti med underkategorien ”Personaleomkostninger” ruller op i én linje, uanset hvor mange konti der ligger under. Er felterne tomme eller halvt udfyldte, findes den viden kun i hovedet på bogholderen.

Ingen dimensioner forklædt som konti. Det er den dyreste enkeltfejl – og den får sit eget afsnit nedenfor.

Disciplineret oprettelse. Én person godkender nye konti, og reglen er fast: en ny konto oprettes kun, hvis beløbet ikke kan adskilles med en dimension, en varegruppe eller en kundegruppe. De fleste ønsker om en ny konto er i virkeligheden ønsker om en ny rapportvinkel.

Dimensioner forklædt som konti

Det klassiske eksempel er ”Salg Jylland” på konto 1010 og ”Salg Sjælland” på konto 1020. Det virker uskyldigt – indtil ledelsen vil se dækningsbidrag pr. landsdel og ikke bare omsætning. Så skal vareforbruget også deles, og fragten, og provisionen. Hver dimension i forklædning ganger antallet af konti i det interval, den rammer: tre landsdele gange fire omsætningstyper er tolv konti, hvor der burde være fire konti og én dimension.

Regningen kommer tre steder. Kontoplanen vokser eksponentielt. Rapporterne bliver stive, fordi opdelingen er låst i kontonummeret og ikke kan kombineres frit med kunde, vare og periode. Og sammenligneligheden ryger den dag, et område deles i to, for så opstår en ny konto, mens historikken bliver liggende på den gamle. En dimension kan derimod tilføjes, omdøbes og rulles op i grupper uden at røre en eneste postering. Som beskrevet i artiklen om dimensionsdesign i Business Central er de to ting sider af samme beslutning: dimensionerne svarer på hvem og hvor, kontoplanen svarer på hvad.

Regneeksempel: 640 konti – og de tre tal, der afslører dem

En dansk produktionsvirksomhed med 180 ansatte havde 640 finanskonti. En optælling tog en formiddag og gav tre tal:

• 180 konti uden en eneste postering i tre år. Arvestykker fra tidligere systemer, ophørte aktiviteter og engangsposteringer. De fylder i hver kontovalgsliste og i hver afstemning.
• 45 konti, der reelt var geografi. Salg, fragt og provision opdelt på fem salgsdistrikter. De burde have været 9 konti og én dimension med fem værdier.
• 310 konti uden kontounderkategori. Knap halvdelen af kontoplanen kunne dermed ikke grupperes automatisk – hverken i BC’s finansrapporter eller i Power BI.

Efter oprydningen stod virksomheden med 397 aktive konti, alle med kategori og underkategori. Den månedlige mapping i Excel forsvandt: controlleren brugte før ca. 4 timer om måneden på at vedligeholde kontomappingen og afstemme den mod saldolisten. 4 timer × 12 måneder × 550 kr. i intern timepris er cirka 26.000 kr. om året. Det er den mindste del af gevinsten. Den største er, at ledelsesrapporten nu opdaterer sig selv, og at ingen længere skal huske, hvilke konti der hører til hvor. Alle tal i eksemplet er illustration.

Sådan rydder du op uden at bryde historikken

Frygten for at ødelægge sammenligneligheden er den vigtigste grund til, at oprydningen udskydes år efter år. Den frygt kan håndteres:

Læg snittet ved et regnskabsårsskifte. Den rensede kontoplan træder i kraft pr. første dag i det nye regnskabsår. Så er der aldrig et brud midt i en periode, og det gamle år kan lukkes på den gamle struktur.

Lav mapping-tabellen først. Gammelt kontonummer, ny konto, ny kategori – i ét regneark. Tabellen er både oprydningsplanen og den nøgle, der gør historikken sammenlignelig bagud i Power BI. Uden den findes sammenhængen kun som hukommelse. Det er også den, der sikrer, at I fortsat kan måle vækst rigtigt hen over skiftet.

Spær – slet ikke. Konti med posteringer kan ikke slettes, og det skal de heller ikke. Markér dem som spærret, så de forsvinder fra opslag og indtastning, men bliver stående i historikken.

Brug sammentællinger frem for nye konti. Kontotyperne Begyndelsestotal, Sluttotal og Sammentælling laver grupperinger og delsummer direkte i kontoplanen uden at flytte en eneste postering. Mange rapporteringsbehov kan løses her.

Flyt geografi og afdeling til dimensioner fremadrettet – ikke bagud. Ombogføring af historik er sjældent besværet værd. Lad de gamle konti bære fortiden og dimensionen bære fremtiden; mapping-tabellen syr de to sammen i rapporten.

Sådan understøtter oneBC365 det

oneBC365 er en færdigbygget Power BI-rapporteringsløsning til Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud, og finansrapporteringen bygger på kontoplanens egen struktur: kontokategorier, kontounderkategorier og kontointervaller læses direkte med over, så resultatopgørelse og balance grupperer sig selv. Er felterne udfyldt, virker rapporterne fra dag ét. Er de ikke, viser løsningen det med det samme – i praksis den bedste kvalitetstest, en kontoplan kan få. Løsningen leveres til fast pris, og du ejer selv koden, så jeres egne rapporteringslinjer og grupperinger kan lægges ind uden at starte et BI-projekt fra bunden.

Sådan kommer du i gang

1. Tæl. Træk kontoplanen ud i Excel med saldo pr. år. Tre tal afgør, hvor stort problemet er: antal konti, antal uden bevægelse i tre år, og antal uden kontounderkategori.
2. Find dimensionerne i forklædning. Gennemgå kontonavnene for stednavne, afdelinger, projekter og kundetyper. Hvert fund er en kandidat til en dimension i stedet for en konto.
3. Udfyld kategorier og underkategorier hele vejen. Det er den hurtigste gevinst: ingen posteringer flyttes, men rapporterne kan pludselig gruppere selv.
4. Læg planen for årsskiftet. Mapping-tabel, spærring af døde konti og en skriftlig regel for, hvem der må oprette nye konti. Uden reglen er kontoplanen groet til igen om tre år.

Næste artikel

Næste i serien: ”Stamdata der bærer analysen” — om de små felter på kunde-, vare- og leverandørkortet, der afgør, hvor stor din ”Ikke angivet”-kategori bliver, og hvordan du måler udfyldningsgraden.

oneBC365 BEREGNINGER

oneBC365 understøtter overnævnet med følgende beregninger (measures) – de forudsætter alle en kontoplan, der kan grupperes automatisk:

Revenue · Revenue YTD · Revenue Rolling 12M · Revenue Index LY · Gross Profit · Gross Margin · EBITDA · EBITDA % · EBITDA % Rolling 12M · Profit YoY % · Working Capital · Net Working Capital % of Revenue

Artikelserie: Datafundamentet – klar til vækst

Datafundamentet er en serie på fem artikler om det, der skal være på plads i Business Central, før ledelsesrapporteringen kan bære væksten: dimensionerne, kontoplanen, stamdataene, målingen af datakvaliteten – og de beslutninger, der skal træffes allerede under implementeringen.

1. Dimensioner i Business Central: den vigtigste rapporteringsbeslutning du træffer
2. En kontoplan der kan rapporteres på (denne artikel)
3. Stamdata der bærer analysen
4. Datakvalitet målt i Power BI
5. Nyt på Business Central? Sådan får du data klar til BI fra dag ét

Følg oneBC365 på LinkedIn for at få besked, når de udkommer.

Om oneBC365

oneBC365 leverer “Ledelsesinformation med fokus på Vækst “— bygget direkte på Microsoft Dynamics 365 Business Central data med præsentation i Power BI. Dashboard → Analyse → Detaljer giver ledelsen svar på hvad?, hvorfor? og hvilke? samme dag.

Læs mere på onebc365.dk.

Læs også: Analyser i Excel, Power BI og Business Central · Sådan måler du vækst rigtigt · FAQ om oneBC365